○山形村文書取扱規程

昭和44年11月10日

規程第3号

目次

第1章 総則(第1条―第3条)

第2章 到達文書(第4条―第7条)

第3章 起案文書(第8条―第23条)

第4章 施行文書(第24条―第30条)

第5章 文書保存(第31条―第39条)

第6章 雑則(第40条―第45条)

附則

第1章 総則

(目的)

第1条 この規程は、文書の取扱について、必要な事項を定めることを目的とする。

(事務処理の原則)

第2条 事案の処理は、特殊な場合を除き、文書によってしなければならない。

第3条 文書は、事務が能率的に処理されるように、正確迅速に取り扱わなければならない。

第2章 到達文書

(収受及び配布)

第4条 到達した文書及び物品は、総務課において次の各号により処理しなければならない。

(1) 文書は、開封し、収受印(別記様式)を押し、主管課に配布すること。

(2) 前号の場合において、訴願書、異議申立書その他収受年月日等が権利の得喪に関係のある文書には、その封筒を添えなければならない。

(3) 村長あての文書で重要又は異例なものは、直ちに、村長及び副村長の閲覧に供し、第1号によって主管課に配布すること。

(4) 親展文書は、封をしたまま、親展文書配布簿によって、各名あてに配布すること。

(5) 金券(現金及び小切手、かわせ等の有価証券を含む。)を添えた文書は、その余白に所要の事項を記入したうえ、第1号の取扱いをし、金券は、金券受付簿に記載をし、決裁のうえ、会計管理者又は主管課に配布すること。

(6) 電報は、電報配布簿によって、直ちに、主管課に配布すること。

(7) 物品は、物品配布簿によって主管課に配布すること。

(8) 書留郵便物は、書留郵便物取扱簿に登載したうえ、前各号の取扱いをすること。

2 差出人又はその関係人が出向いて処理を待つ文書は、主管課に通知し、その上部欄外に「参庁」の印を押し、前項の処理をしなければならない。

3 主管課で直接受領した文書は、前項の場合を除き、直ちに総務課に送付して第1項の処理を経なければならない。

(処理)

第5条 課長は、配布を受けた文書を査閲し、自ら処理するもののほか、処理期限等のあるものについてはこれを指示し、事務担当者に配布し処理させなければならない。

第6条 配布を受けた親展文書で秘扱を要しないものは、直ちに総務課に送付して第4条第1項の処理を経なければならない。

2 配布を受けた親展文書で秘扱を要するものについては、自ら処理するもののほか、その処理方針等を指示し、前条の規定に準じて処理させるものとする。

第7条 配布を受けた文書で、直ちに処理に着手しないものは、欄外に処理方法等を付記し、一応供覧しなければならない。

第3章 起案文書

(令達の種別)

第8条 令達の種別は、次のとおりとする。

(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定によるもの

(2) 規則 地方自治法第15条の規定によるもの

(3) 告示 村内の全部又は一部に公示するもの

(4) 達 団体又は個人に指示命令するもの

(5) 訓令 所属の機関及び職員に指示命令するもの

(6) 訓 所属の機関及び職員に各別に指示命令するもの

(7) 内訓 訓令又は訓でその内容が秘密にわたるもの

(8) 指令 所属の機関、団体及び個人の申請、願出又は伺に対する処分の意思を表示するもの

(9) 辞令 所属の職員に係る処分の意思を表示するもの

(起案)

第9条 文書の起案は、所定の起案用紙を用い、処理案を記載し、必要があるときは起案理由を記載し、関係書類等を添えなければならない。

第10条 起案文書は、その内容又は取扱区分によって、上部欄外に「急」、「重」、「秘」、「親展」、「書留」、「速達」、「電報」等と朱書しなければならない。

第11条 電報の起案は、特に簡明に行い、略号があるときは必ずこれを用い、あて先にはかたかなでふりがなを付さなければならない。

第12条 内容が軽易又は定例的な事案は、その文書の余白に処理案を朱書し、又は帳簿等により処理するものとする。

(符せん処理)

第13条 不備のある文書を整備させようとするとき、又は本書を存置しないで送付しようとするときは、符せん用紙を用いて処理するものとする。

(所定の用紙による処理)

第14条 法令その他により、用紙、帳簿等について定めるものについては、それにより処理するものとする。

(秘密又は緊急事案の処理)

第15条 秘密又は緊急を要する事案は、通常の手続によらず、上司の指示を受けて適宜処理することができる。この場合においては、事後その処理について決裁を経ておかなければならない。

(回議)

第16条 起案文書で重要なもの及び秘密を要するものは、課長又は事務担当者等が持参して回議しなければならない。

(合議)

第17条 事案が他の課の所管にわたるとき、又は他の課の所管に重大な関係のあるときは、合議をしなければならない。

2 前条の規定は、前項の場合に準用する。

(回議及び合議の処理)

第18条 回議及び合議を受けた起案文書は、即日処理に努めなければならない。

(起案文書の訂正等)

第19条 回議及び合議中の起案文書を訂正し、又は添削したときは、その経過を明らかにしておかなければならない。

(再回付)

第20条 回議及び合議中の起案文書について、その結果を知ろうとするときは、「施行前(施行後)要再回」と表示し、再回を受けたときは、表示の下に認印をしなければならない。

(修正等)

第21条 回議及び合議した起案文書の主旨について重要な修正がなされて決裁されたとき、又は廃案になったときは、その旨を関係職員に連絡しなければならない。

(条例、規則その他の規程案の審査)

第22条 条例、規則その他の規程案は、総務課に合議しなければならない。

(決裁)

第23条 起案文書の決裁は、村長がこれを行う。ただし、専決事項の事案については、専決者においてこれを行うものとする。

2 決裁を受けた文書はその決裁を受けた者がその決裁年月日を記入しなければならない。

第4章 施行文書

(文書番号)

第24条 令達文書及び施行文書の番号は、次による。

(1) 条例 条例件名簿

(2) 規則 規則件名簿

(3) 告示 告示件名簿

(4) 達 達件名簿

(5) 訓令 訓令件名簿

(6) 訓 訓件名簿

(7) 指令及び往復文書 文書件名簿

ただし、指令及び往復文書で第4条の規定による収受に係るものは、その収受の番号とする。

2 達、指令及び往復文書で同一事案に係るものに一連番号を設ける必要があるものは、前項の規定にかかわらず、台帳等による番号とすることができる。

3 往復文書で軽易なものの番号は、号外で処理することができる。

第25条 前条第1項の規定による番号は、総務課で起すものとし、事案が、完結するまで、同一のものとする。

2 前条第1項第7号の指令及び往復文書の番号には、前項の規定による起番の年次を冠するものとする。

3 指令の番号には、前項の規定によるほか、指令の区分を付するものとする。

(施行月日)

第26条 文書の施行年月日は、施行する日とする。

(浄書及び照合)

第27条 施行文書の浄書は、主管課においてするものとする。

2 浄書の済んだ文書は、起案者が直ちに原議書と照合しなければならない。

(押印)

第28条 施行文書には相当の公印を押さなければならない。ただし、印刷したものには公印を押さないことができる。

2 達、指令その他重要な文書には、公印を押すほか、契印を押さなければならない。

(発送)

第29条 文書の発送は、主管課において発送するものを除くほか、すべて総務課に回付し、総務課において発送しなければならない。

(施行済原議等の処理)

第30条 文書を施行したときは、文書件名簿、処理簿、原議、台帳等に、それぞれ処理の経過又は施行年月日等を記入認印しておかなければならない。

第5章 文書保存

(保存区分)

第31条 文書の保存区分は、法令に別段の定があるものを除くほか、次のとおりとする。

永年保存

10年保存

5年保存

1年保存

2 前項の保存期間は、文書の完結の翌年(翌年度)から起算する。

(編冊基準)

第32条 完結文書の分類編冊は、別に定める文書保存分類基準及び次の各号によらなければならない。

(1) 暦年(会計に関する文書は会計年度)によって区分すること。

(2) 数か年(数か年度)にわたって処理した文書は、その事案が完結した日の属する年(年度)の分として区分すること。

(3) 1冊の厚さは、約6センチメートルを標準とするが、都合により数年分を合冊し、又は1年分を適宜分冊すること。

(4) 図面、写真等の添付書類で本書に直接つづり込むことができないものは、袋に入れ又は結束して本書との関係を明らかにしておくこと。

(5) 永年保存及び10年保存のものには、索引をつけること。

(引継)

第33条 編冊した完結文書は、文書引継簿によって総務課に引き継がなければならない。

2 編冊した完結文書で日常使用の必要があって主管課において保管しようとするものは、所定の書棚等に納め、紛失、き損等のないようにしておかなければならない。この場合でも、台帳等に整理し、また引継ぎができるようになったときは、直ちに引継がなければならない。

(保存)

第34条 前条の規定により引継を受けた完結文書は、文書保存台帳に登記したうえ、文庫に納めて保存しなければならない。

2 文庫に納めた完結文書(以下「保存文書」という。)は、保存区分別に分け、暦年又は会計年度に従って整理配列しておかなければならない。

(保存上の注意)

第35条 保存文書の保存については、毎年1回文書保存台帳と照査するほか、次の事項に留意しなければならない。

(1) 文庫内は常に清潔にし、虫害及び湿害の予防に努めること。

(2) 文庫内で喫煙し、又は一切の火気を使用させないこと。

(3) 文庫は、必要があるときのほか、常にかぎをかけ、かぎの保管を厳重にしておくこと。

(保存文書の閲覧)

第36条 職員が保存文書を閲覧しようとするときは、保存文書閲覧簿に記入のうえ、係員の承認を受けなければならない。ただし、文庫内で閲覧する場合は、保存文書閲覧簿の記入は要しない。

2 保存文書閲覧者は、次の事項を守らなければならない。

(1) 他の者に転貸しないこと。

(2) 抜取、取換又は訂正しないこと。

(3) 破損し、汚損し又は紛失したときは、直ちに総務課長に報告し、その指示を受けること。

(4) 庁外に搬出しないこと。

(保存文書の携出等)

第37条 職員が公務のため保存文書を携出する必要があるとき、又は出先機関等の長から保存文書の庁外貸出の申出があったときは、主管課長は、総務課長の承認を受けなければならない。

(文書の廃棄)

第38条 総務課長は、保存期間を経過した保存文書を、決裁を経て、廃棄することができる。

2 保存文書を廃棄したときは、文書保存台帳からその部分を削除し、廃棄した文書は原則として焼却しなければならない。

第39条 保存を要しない完結文書等は、主管課において、上司の承認を受け焼却することができる。

第6章 雑則

(文書処理)

第40条 窓口において処理する文書は、第2章から第4章までの規定にかかわらず、あらかじめその事案及び処理方法等の承認を受け、処理することができる。

2 前項の場合においても、事後決裁を受ける等の方法によらなければならない。

(文書の整理)

第41条 職員は、常に文書の整理に心掛けなければならない。

2 職員は、処理済文書、未処理文書に区分し、更にまた事案ごとに区分し、仮つづりする等、その処理を明らかにしておかなければならない。

(部外者の文書の閲覧等)

第42条 部外者からの文書の閲覧又は謄写の申出等は、上司の承認がなければ、これをすることができない。

(出先機関等に対する準用)

第43条 出先機関等に、前条までの規定を準用する。

(出先機関等における経由、進達文書)

第44条 出先機関等において経由、進達する文書で副申を要しないものは、その文書に経由進達印を押して処理しなければならない。

(出先機関等における文書の取継)

第45条 出先機関等に、文書の提出依頼があったときは、封入のものは封をしたまま、取継文書処理簿に記入のうえ、処理しなければならない。

附 則

1 この訓令は、昭和44年11月10日から施行する。

2 山形村役場処務規程(昭和31年山形村規程第1号)は、廃止する。

附 則(平成7年3月31日規程第1号)

この規程は、平成7年4月1日から施行する。

附 則(平成19年3月30日規程第2号)

この規程は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成23年3月31日訓令第2号)

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

画像

山形村文書取扱規程

昭和44年11月10日 規程第3号

(平成23年4月1日施行)

体系情報
第3編 行政組織/第2章
沿革情報
昭和44年11月10日 規程第3号
平成7年3月31日 規程第1号
平成19年3月30日 規程第2号
平成23年3月31日 訓令第2号