(目的)

第1条　この規程は、文書の取扱について、必要な事項を定めることを目的とする。

(事務処理の原則)

第2条　事案の処理は、特殊な場合を除き、文書によってしなければならない。

第3条　文書は、事務が能率的に処理されるように、正確迅速に取り扱わなければならない。

(収受及び配布)

第4条　到達した文書及び物品は、総務課において次の各号により処理しなければならない。

(処理)

第5条　課長は、配布を受けた文書を査閲し、自ら処理するもののほか、処理期限等のあるものについてはこれを指示し、事務担当者に配布し処理させなければならない。

第6条　配布を受けた親展文書で秘扱を要しないものは、直ちに総務課に送付して第4条第1項の処理を経なければならない。

第7条　配布を受けた文書で、直ちに処理に着手しないものは、欄外に処理方法等を付記し、一応供覧しなければならない。

(令達の種別)

第8条　令達の種別は、次のとおりとする。

(起案)

第9条　文書の起案は、所定の起案用紙を用い、処理案を記載し、必要があるときは起案理由を記載し、関係書類等を添えなければならない。

第10条　起案文書は、その内容又は取扱区分によって、上部欄外に「急」、「重」、「秘」、「親展」、「書留」、「速達」、「電報」等と朱書しなければならない。

第11条　電報の起案は、特に簡明に行い、略号があるときは必ずこれを用い、あて先にはかたかなでふりがなを付さなければならない。

第12条　内容が軽易又は定例的な事案は、その文書の余白に処理案を朱書し、又は帳簿等により処理するものとする。

(符せん処理)

第13条　不備のある文書を整備させようとするとき、又は本書を存置しないで送付しようとするときは、符せん用紙を用いて処理するものとする。

(所定の用紙による処理)

第14条　法令その他により、用紙、帳簿等について定めるものについては、それにより処理するものとする。

(秘密又は緊急事案の処理)

第15条　秘密又は緊急を要する事案は、通常の手続によらず、上司の指示を受けて適宜処理することができる。この場合においては、事後その処理について決裁を経ておかなければならない。

(回議)

第16条　起案文書で重要なもの及び秘密を要するものは、課長又は事務担当者等が持参して回議しなければならない。

(合議)

第17条　事案が他の課の所管にわたるとき、又は他の課の所管に重大な関係のあるときは、合議をしなければならない。

(回議及び合議の処理)

第18条　回議及び合議を受けた起案文書は、即日処理に努めなければならない。

(起案文書の訂正等)

第19条　回議及び合議中の起案文書を訂正し、又は添削したときは、その経過を明らかにしておかなければならない。

(再回付)

第20条　回議及び合議中の起案文書について、その結果を知ろうとするときは、「施行前(施行後)要再回」と表示し、再回を受けたときは、表示の下に認印をしなければならない。

(修正等)

第21条　回議及び合議した起案文書の主旨について重要な修正がなされて決裁されたとき、又は廃案になったときは、その旨を関係職員に連絡しなければならない。

(条例、規則その他の規程案の審査)

第22条　条例、規則その他の規程案は、総務課に合議しなければならない。

(決裁)

第23条　起案文書の決裁は、村長がこれを行う。ただし、専決事項の事案については、専決者においてこれを行うものとする。

(文書番号)

第24条　令達文書及び施行文書の番号は、次による。

第25条　前条第1項の規定による番号は、総務課で起すものとし、事案が、完結するまで、同一のものとする。

(施行月日)

第26条　文書の施行年月日は、施行する日とする。

(浄書及び照合)

第27条　施行文書の浄書は、主管課においてするものとする。

(押印)

第28条　施行文書には相当の公印を押さなければならない。ただし、印刷したものには公印を押さないことができる。

(発送)

第29条　文書の発送は、主管課において発送するものを除くほか、すべて総務課に回付し、総務課において発送しなければならない。

(施行済原議等の処理)

第30条　文書を施行したときは、文書件名簿、処理簿、原議、台帳等に、それぞれ処理の経過又は施行年月日等を記入認印しておかなければならない。

(保存区分)

第31条　文書の保存区分は、法令に別段の定があるものを除くほか、次のとおりとする。

(編冊基準)

第32条　完結文書の分類編冊は、別に定める文書保存分類基準及び次の各号によらなければならない。

(引継)

第33条　編冊した完結文書は、文書引継簿によって総務課に引き継がなければならない。

(保存)

第34条　前条の規定により引継を受けた完結文書は、文書保存台帳に登記したうえ、文庫に納めて保存しなければならない。

(保存上の注意)

第35条　保存文書の保存については、毎年1回文書保存台帳と照査するほか、次の事項に留意しなければならない。

(保存文書の閲覧)

第36条　職員が保存文書を閲覧しようとするときは、保存文書閲覧簿に記入のうえ、係員の承認を受けなければならない。ただし、文庫内で閲覧する場合は、保存文書閲覧簿の記入は要しない。

(保存文書の携出等)

第37条　職員が公務のため保存文書を携出する必要があるとき、又は出先機関等の長から保存文書の庁外貸出の申出があったときは、主管課長は、総務課長の承認を受けなければならない。

(文書の廃棄)

第38条　総務課長は、保存期間を経過した保存文書を、決裁を経て、廃棄することができる。

第39条　保存を要しない完結文書等は、主管課において、上司の承認を受け焼却することができる。

(文書処理)

第40条　窓口において処理する文書は、第2章から第4章までの規定にかかわらず、あらかじめその事案及び処理方法等の承認を受け、処理することができる。

(文書の整理)

第41条　職員は、常に文書の整理に心掛けなければならない。

(部外者の文書の閲覧等)

第42条　部外者からの文書の閲覧又は謄写の申出等は、上司の承認がなければ、これをすることができない。

(出先機関等に対する準用)

第43条　出先機関等に、前条までの規定を準用する。

(出先機関等における経由、進達文書)

第44条　出先機関等において経由、進達する文書で副申を要しないものは、その文書に経由進達印を押して処理しなければならない。

(出先機関等における文書の取継)

第45条　出先機関等に、文書の提出依頼があったときは、封入のものは封をしたまま、取継文書処理簿に記入のうえ、処理しなければならない。