(目的)

第1　この要領は、「行政手続における特定の個人を識別する番号の利用等に関する法律」(平成25年法律第27号)、「個人情報の保護に関する法律」(平成15年法律第57号)並びに「山形村個人情報保護法施行条例」(令和4年山形村条例第20号)及び「山形村特定個人情報等の安全管理に関する基本方針」の各規定に従い山形村立小学校(以下、「山形小学校」という。)において必要な事項を定めるものとする。

(個人番号を取り扱う事務の範囲)

第2　山形小学校において、個人番号を取り扱う事務は、別表第1欄に掲げるものとする。

(特定個人情報の範囲)

第3　前条における個人番号を取り扱う事務において、個人番号と併せて管理する個人情報は、それぞれ別表第2欄に掲げるものとする。

第2章　安全管理措置

(保護管理者)

第4　山形小学校に保護管理者を置くこととし、校長をもって充てる。なお、校長に事故があるときは、あらかじめ校長が指名したものが、その職務を代理する。

保護管理者は、特定個人情報等の管理に関する事務を掌理する。

2　保護管理者は、学校事務に係る特定個人情報等を含む文書の適正な管理について責任を負うとともに、特定個人情報等の保護に関し、所属職員を指揮監督する。

(事務取扱担当者)

第5　特定個人情報を取り扱う職員(以下、「事務取扱担当者」という。)及びその役割は、それぞれ別表第3欄及び第4欄に掲げるものとする。

(監督及び引継)

第6　保護管理者は、特定個人情報が法令等に基づき、適正に取り扱われるよう、事務取扱担当者に対して、必要かつ適切な監督を行う。

2　事務取扱担当者が変更となった場合、従前の事務取扱担当者は、新たに事務取扱担当者になる者に対して、確実に引継を行い、保護管理者は当該引継について、適正に行われたかについて確認をする。

(記録媒体の管理等の場所)

第7　特定個人情報を含む文書又は媒体を保管する場所は、施錠可能なキャビネット等とする。

2　特定個人情報ファイルを取扱う情報システムがパソコン、サーバー等で運用されている場合は、セキュリティ対策を施したフォルダに保存し、事務取扱担当者以外の者がアクセスできないよう厳重に管理する。

(特定個人情報の取扱い)

第8　特定個人情報の利用に際しては、事務取扱担当者以外の者の往来が少ない場所に座席を配置するなど、座席配置を工夫する。

2　講師謝礼等の支払い事務で個人情報を収集した場合には、特定個人情報の写し等を取ることはせず、別様式の「学校から教育委員会への特定個人情報連絡用封筒表紙」を封筒に貼付、厳封して、速やかに、山形村教育委員会に電話連絡の上、関係書類を送付する。

(取扱状況を確認する手段の整備)

第9　保護管理者は、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認する手段として、次に掲げる事項等を記載した特定個人情報管理台帳(別記様式)を作成することとする。

①　特定個人情報ファイルの種類、名称

②　利用目的

③　収集、保管、利用、提供及び廃棄の状況

④　事務取扱担当者

(記録媒体を取り扱うことができる区域)

第10　特定個人情報等を含む文書又は媒体を取り扱うことができる区域は、山形小学校事務室内とする。

(教育研修)

第11　保護管理者は、特定個人情報等の取扱いに従事する所属職員に対し、特定個人情報等の取扱いについて理解を深め、特定個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。

(事故への対応)

第12　所属職員は、特定個人情報等を含む文書の盗難、紛失若しくは不適正な持ち出し又は特定個人情報等に係る漏えい、虚偽記載、改ざん若しくは不適正な消去が発生した場合には、直ちに保護管理者に報告する。

2　報告を受けた保護管理者は、直ちに事実関係を調査した上で、山形村教育委員会へ報告するとともに、被害の拡大防止及び復旧等のために必要な措置を講ずる。

3　保護管理者は、事故の内容、影響等に応じて、当該事故等に係る特定個人情報等の本人への対応等の措置を講ずる。

4　保護管理者は、前項の措置を講じた後、速やかに事故の原因を調査し、再発防止対策を講ずるとともに、これらの内容について山形村教育委員会へ報告する。

(点検の実施)

第13　保護管理者が指名する者は、特定個人情報等の適正な管理の状況について、定期又は随時に点検を行う。

2　保護管理者が指名する者は、前項の点検結果を確認し、所属職員に必要な助言及び指導を行い、点検結果について保護管理者へ報告する。

3　報告を受けた保護管理者は、点検の結果、特定個人情報の管理に改善すべき点があると認めるときは、改善の措置を講ずるものとする。

4　第2項及び前項の場合において、山形村教育委員会が必要と認めるときは、保護管理者に対して報告を求めることができる。

附則

附則(令和5年2月22日教育委員会告示第2号)